KURUM ARŞİV İŞLEMLERİ

Kurum arşivine devredilen malzeme, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan asli düzeni içerisinde yerleştirilerek, muhafaza edilir.

MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNDE SAKLANMA SÜRESİ
Mükellefler ellerindeki bulundurdukları arşiv malzemesini 10-14 yıl arasında Kurum Arşivi’nde muhafaza edeceklerdir.

KURUM ARŞİVİNDE AYIKLAMA VE İMHA
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.


AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ

AYIKLAMA
Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.

İMHA
İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

AMAÇ VE YÖNTEM
Arşivlerde gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek,
Depolarda yer darlığına ve karışıklığa son vermek,
Arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak,
Yer ve iş kaybına mani olmak.

İMHA EDİLECEK MALZEME
Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları,
Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),
Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),
Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar,
Bir örneği takip veya saklanılmak üzere ,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
Ünite, daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
Bir ünite,daire,kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim,genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların,diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor,bülten,sirküler,broşür,kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden,kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap,broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı
Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,
Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.
Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları,
Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları
Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri
İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,
Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler imha edilir.

Kaynak: Devlet Arşivleri 
Genel Müdürlüğü